コロナ後を見据えて

なかなか出口の見つからないコロナ対策ですが、私どもの事務所でも税務より身近なコンサルタントとして「資金調達」「給付金」「不採算事業からの撤退を含む事業再構築」などのご相談がひっきりなしです。(どの会社も赤字になるのでしばらく税務なんて関係なくなります)

このような中、コロナ後のオフィスワークと今できることを考えてみました(会計事務所でなくても参考になると思います)

3月の確定申告の最中からコロナ対策として急遽私ども事務所でもテレワーク開始しました。もともと東京オリンピック2020で有楽町の駅前にプレスセンターが設置され、通勤困難になることが分かっておりましたので助成金コンサルを入れて徐々にテレワークの準備をしていました。

数年前から会計システム、勤怠管理、グループウエアなどほとんどクラウド化し、office365のteamsも活用してましたのでweb会議も含めてスムースに導入できました(現在はzoomと共用しています)。たまたまそのタイミングでクライアント訪問用にタブレット端末surface proを全員に配布しておりましたので旧pcはテレワーク用として使用させることになりました。さらに作業しやすいように各自の自宅用に外付けモニターを配布し紙出力不要としました。

当然、コロナ後もテレワークと時差出勤は続くことになると考えています。これを機会にスタッフにモバイル端末を配布してデータ通信を増量しお客様からの電話もダイレクト化するつもりです(これにより電話の取次は税務署からの初回の電話とセールスのみとなります)また執務スペースもフリーアドレスにし一人当たりの作業スペースを広くするつもりです。テレワークによりスタッフの人数分のデスクは必要ないと感じておりますのでデスクも幅広のものに買い替えることもできます。簡単には移転できませんが、広い事務所スペースも必要なくなると(都心のビル需要は一気に減少すると考えています)スタッフに広い住まいに引っ越してもらっても住宅補助しても経費は減少します。会計はクラウド化しているため元帳などの紙製本も廃止しておりますし、今後は請求書などもメールでの送信に切り替えることにより郵送手続きの省力化や紛失予防にもなります。お客様の決算作業では電話帳のように分厚い資料を添付して印鑑を押して所内検算、チェック、承認に回しておりましたがサイボウズkintoneに決算調書online版を導入(当社にITコーディネーターが複数在籍しているためテレワークで集中製作)し、出先でもデータアクセスできるよう整備しました。VPNの設定によりサーバアクセスを可能にしております。

税理士会も事務所以外からの電子申告を認めたのと在宅は二か所事務所に該当しないという見解を明確に打ち出したのでやりやすくなりました。

昨年のいまごろ、エストニアに視察旅行に行ってから「やりたい」「やらなければならない」と思っていたことがコロナのおかげ(?)で一気に進んでいる感じがします。自分たちに力ではどうにもならない状況だからこそ、自分たちでできることを着々と準備し、コロナ終息後の別世界に対応できるよう準備しておく必要があると感じています。

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